Legal design – dokumenty, które klienci czytają i rozumieją

Legal design nie ma sensu dla każdego dokumentu. Sprawdza się tam, gdzie spełnione są trzy warunki.

Po pierwsze – dokument jest długi lub złożony. OWU na 40 stron, regulamin z kilkunastoma rozdziałami, umowa B2C z wieloma załącznikami, polityka prywatności po RODO. Dokumenty, w których klient gubi się po pierwszej stronie.

Po drugie – klient ma go naprawdę przeczytać. Jest różnica między wewnętrznym dokumentem do archiwum a dokumentem, który klient otrzymuje w procesie sprzedażowym. Legal design ma sens dla tych drugich – tam, gdzie zrozumienie klienta ma konsekwencje biznesowe.

Po trzecie – macie wpływ na treść. Dokument z narzuconym formatem (np. wymagany wzór z ustawy) ma ograniczone możliwości projektowe. Jednak nawet wtedy da się poprawić czytelność – choć w węższym zakresie. Omawiamy to na rozmowie wstępnej.

Najczęstsze dokumenty, które projektuję w legal design:

• OWU (ogólne warunki ubezpieczenia, sprzedaży, świadczenia usług),
• umowy B2C (umowy z klientami indywidualnymi),
• regulaminy (sklepu, aplikacji, usługi),
• polityki prywatności i formularze zgód RODO,
• dokumenty w procesie onboardingu klienta,
• decyzje administracyjne (dla instytucji publicznych).

Efekt jest podwójny — dokument i ludzie.

Po stronie dokumentu:

• Przeprojektowany, gotowy do publikacji dokument – w warstwie językowej (prosty język) i wizualnej (Legal Design).
• Plik w formacie do finalnej produkcji (np. PDF, InDesign, zależnie od Waszych potrzeb).
• Wersje „przed → po" z udokumentowanymi decyzjami projektowymi – do wewnętrznego użytku i jako dowód compliance.
• Krótki manual stylu – zasady, według których zaprojektowaliśmy dokument, do użycia przy kolejnych.

Po stronie zespołu:

• Dwie osoby, które rozumieją legal design od środka — po pełnym przeszkoleniu i pracy razem ze mną przez trzy miesiące.
• Zbiór decyzji projektowych z uzasadnieniami – żeby te dwie osoby wiedziały, dlaczego dany układ działa lepiej niż inny.

Miesiąc 1 — najpierw wybieramy dokumenty, ustalamy zespół (dwie osoby), organizujemy szkolenie z prostego języka i legal design. 

Miesiąc 2 – następnie rozpoczynamy główną pracę projektową. Upraszczamy językowo, projektujemy wizualnie, iterujemy z zespołem prawnym. Rytm: jedna sesja w tygodniu + praca asynchroniczna.

Miesiąc 3 – na koniec szlifujemy dokument, przygotowujemy manual stylu. Zamykamy projekt sesją końcową z zespołem.

Nie na starcie. Pracujemy na tym, czego używacie – Word, Google Docs. Na etapie finalizacji dokument przechodzi do formatu projektowego (najczęściej InDesign). To ja przygotowuje ostateczne pliki graficzne.

Nie ma twardego limitu, ale z doświadczenia: jeden duży dokument (20–30 stron) mieści się w standardowym trzymiesięcznym pakiecie. Kilka mniejszych dokumentów (np. formularze zgód + polityka prywatności) też — pod warunkiem, że są powiązane tematycznie. Przy dokumentach powyżej 30 stron najpewniej zarekomenduję Ci dłuższy okres współpracy.

Po zakończeniu projektu zespół, który pracował ze mną, potrafi samodzielnie wprowadzać drobne aktualizacje. Dzięki temu nie jesteście uzależnieni ode mnie – macie know-how i manual stylu.