Hasło „prosty język szkolenie” regularnie pojawia się w wyszukiwarkach. Wiele firm i instytucji publicznych szuka dziś wsparcia w tym zakresie. I bardzo dobrze – to znak, że potrzeba zmiany stylu komunikacji staje się coraz bardziej powszechna. Problem polega na tym, że większość tych działań kończy się… na szkoleniu. Jeden dzień, jeden trener, kilka godzin inspiracji – i temat „odhaczony”.
Tymczasem z perspektywy badań nad uczeniem się dorosłych – to zdecydowanie za mało, by doprowadzić do trwałej zmiany. Aby to zrozumieć, warto przyjrzeć się krzywej uczenia się, czyli modelowi, który od ponad 100 lat tłumaczy, jak przyswajamy nową wiedzę.
Krzywa uczenia się to pojęcie, które opisuje proces stopniowego zdobywania nowej umiejętności w czasie. W najprostszej wersji pokazuje, że im dłużej coś ćwiczymy, tym lepsi w tym jesteśmy – ale początki są trudne, a tempo nauki nie zawsze jest stałe. Dla prostego języka ma to bardzo konkretne znaczenie. Nikt nie zaczyna pisać prosto po jednym szkoleniu. Nowe zasady są często sprzeczne z dotychczasowym stylem pisania – uczymy się ich wolno, z oporem. Wiele osób mówi wtedy: „To dziwnie wygląda”, „Tak się nie pisze w urzędzie”, „A co powie dział prawny?”. To naturalna reakcja. Ale bez przejścia przez ten początkowy etap – nie ma szans na prawdziwą zmianę. Krzywa uczenia się mówi wprost: potrzebujesz czasu, praktyki i wsparcia, żeby zmienić sposób myślenia i działania
Kluczowa cecha krzywej uczenia się to nieliniowość. Oznacza to, że początki są trudne i zniechęcające – uczymy się wolno, popełniamy błędy, potrzebujemy dużo wsparcia. Ale jeśli damy sobie czas i warunki do ćwiczenia, tempo nauki wzrasta. Zaczynamy widzieć efekty. To moment, w którym nowe umiejętności zaczynają wchodzić w nawyk.
Szkolenie z prostego języka zazwyczaj trwa kilka godzin. W tym czasie uczestnicy poznają ogólne zasady prostego pisania, analizują przykłady, wykonują ćwiczenia. Jeśli trener jest doświadczony, może to być bardzo inspirujące spotkanie. Problem zaczyna się później.
Tuż po szkoleniu uczestnicy wracają do codziennych obowiązków. Otwierają te same dokumenty, te same szablony, ten sam system. Bez dodatkowego wsparcia i struktury szybko zapominają to, czego się nauczyli, albo nie wiedzą, jak zastosować nową wiedzę w praktyce. Brakuje im nie tylko przypomnienia, ale też przyzwolenia – nie wiedzą, czy mogą coś uprościć, kto to musi zatwierdzić i czy na pewno dobrze zrozumieli zasady. Po kilku tygodniach znaczna część uczestników wraca do dawnych nawyków, nie dlatego że nie chcą się zmieniać, ale dlatego że nie dostali warunków, by tę zmianę utrwalić.
Z perspektywy edukacji dorosłych i badań nad transferem wiedzy, samo szkolenie nigdy nie wystarcza. Potwierdzają to także inne modele – na przykład czteropoziomowy model oceny szkoleń Kirkpatricka. Według niego prawdziwy efekt szkolenia pojawia się dopiero wtedy, gdy:
- uczestnicy rozumieją nową wiedzę (poziom 1: reakcja i poziom 2: nauka),
- potrafią zastosować ją w codziennej pracy (poziom 3: zachowanie),
- a organizacja dostrzega konkretne efekty (poziom 4: rezultaty).
W przypadku prostego języka ten trzeci poziom – zmiana zachowań – jest kluczowy. Ale do niego nie prowadzi się przez PowerPoint. Żeby pracownicy naprawdę zaczęli pisać prościej, potrzebują systematycznej praktyki, realnych przykładów i wsparcia organizacyjnego.
Nauka nowych umiejętności (w tym prostego języka) jest skuteczna, jeśli spełnione są trzy warunki:
- Powtórzenie i utrwalenie wiedzy – trzeba wracać do materiału, przypominać zasady i utrwalać dobre praktyki.
Zastosowanie w kontekście pracy – wiedza musi być ćwiczona na realnych dokumentach i sytuacjach, nie tylko na przykładach z internetu.
Wsparcie otoczenia – przełożeni i koledzy muszą wspierać nowe podejście, zamiast je sabotować. Musi być zgoda, że zmiana ma sens.
Jeśli tych elementów brakuje, nawet najlepsze szkolenie nie przyniesie trwałych efektów. Zamiast zmiany mamy iluzję działania – kilka osób coś zrozumiało, może nawet polubiło, ale nie miało jak tego wdrożyć.
Z perspektywy krzywej uczenia się i skutecznych metod rozwoju kompetencji, zmiana komunikacji w organizacji wymaga czegoś więcej niż warsztatu. Potrzebny jest proces, który uwzględnia:
wyznaczenie lidera zmiany,
opracowanie zasad pisania,
szkolenia i warsztaty rozłożone w czasie,
możliwość konsultacji i wsparcia,
zgodę zarządu na realne uproszczenia.
Tylko wtedy prosty język ma szansę stać się czymś więcej niż „projektem komunikacyjnym” – może stać się nowym standardem działania w całej organizacji.
Szkolenie z prostego języka to dobry pomysł. Ale nie jako jednorazowe wydarzenie, które ma „załatwić temat”. Wiedza potrzebuje czasu, powtórzeń i wsparcia. A zmiana stylu pisania – jak każda zmiana – wymaga nie tylko inspiracji, ale też struktury. Krzywa uczenia się pokazuje jasno: bez powtórzenia i praktyki nowa wiedza znika.
Dlatego zanim zdecydujesz się na szkolenie, zastanów się: czy chcesz inspiracji, czy trwałej zmiany? Bo to są dwa różne cele – i wymagają zupełnie innych środków.
– – –
Zobacz, jak może wyglądać przemyślane wdrożenie – Case study z branży energetycznej.