Cykle o przecinkach, spory „tłumaczymy czy wyjaśniamy”, listy „10 błędów, które wszyscy popełniają”. To przyjemne i bezpieczne tematy – sama przez to przechodziłam – jednak w praktyce potrafią wyczerpać uwagę pracowników. Ale i z samym prostym językiem można przesadzić… Znam organizacje, w których nawet 70% intranetowych publikacji dotyczyło właśnie prostego języka. Po kilku miesiącach słychać było już nie: „super, chcę upraszczać”, tylko: „znowu o języku?”. Efekt uboczny bywa bolesny: zespół od prostego języka dostaje łatkę „gier i zabaw”. Choć zadanie zespołu jest przecież operacyjne – usprawniać obieg treści, ujednolicać głos i ułatwić ludziom pracę.
Pułapka bierze się z dobrej intencji. Poprawność jest wdzięczna i bezkonfliktowa, a krótkie ciekawostki zbierają szybkie polubienia. Problem w tym, że forma zaczyna przykrywać funkcję. Jeśli intranet przez większość czasu opowiada o zasadach zamiast prowadzić przez działania, ludzie słyszą o projekcie, ale nie widzą, co mają zrobić dziś inaczej. A wewnętrzna komunikacja ma przede wszystkim pomóc zrobić pierwszy krok w upraszczaniu:
- napisać decyzję w nowym standardzie,
- odpowiedzieć klientowi bez żargonu,
- przeprowadzić akceptację dokumentu tak, by nie krążył w nieskończoność.
Większość publikacji – myślę o siedmiu tekstach na dziesięć – powinna dotyczyć konkretnych zadań i sytuacji, które wracają w organizacji:
- „Jak dziś piszemy odpowiedź na reklamację”,
- „Jak wygląda akceptacja wersji dokumentu w systemie”,
- „Jak skracamy paragrafy w umowach działu X”.
To krótkie materiały, które prowadzą do działania: jedno zdanie kontekstu, jasna ścieżka, „co dalej” po wykonaniu kroku. Czyli nie mówimy o tym, jak powinien wyglądać prosty język w firmie – po prostu używamy go na co dzień.
Kolejne dwie publikacje na dziesięć niech pokazują efekt zmiany, a nie deklarację:
- fragment przed → po z realnego dokumentu, z jednym zdaniem „dlaczego tak jest lepiej”,
- podgląd procesu (kto zatwierdza, gdzie trafia wersja, kiedy wracamy z podsumowaniem).
Żeby zobaczyć różnicę, wystarczy przestawić ton dwóch typowych wpisów. Zamiast intranetowego ogłoszenia w stylu:
„Dziś o imiesłowach – pamiętajmy, że…”,
opublikuj krótki komunikat operacyjny:
„Nowy wzór odpowiedzi na reklamację: co wstawiamy, czego nie wstawiamy, gdzie jest szablon i do kogo zgłosić wątpliwości.”
Co tydzień krótki wpis operacyjny, raz na dwa tygodnie mini „przed → po” z dokumentu, raz na miesiąc zwięzłe podsumowanie: co wdrożyliśmy, co w toku, co wchodzi w kolejnym sprincie. To tempo jest bezpieczne dla odbiorców (nie męczy) i zdrowe dla zespołów (nie wymaga kolejnych prezentacji, tylko pracy na prawdziwych materiałach). A jeśli w którymś momencie naprawdę chcemy zahaczyć o poprawność, róbmy to elegancko i celowo:
- krótki słowniczek „zamiast X → Y” w wersji do druku,
- akapit o przecinku, który ratuje sens w naszych pismach – zawsze z linkiem do konkretnego szablonu, w którym zasada już działa.
Może to brzmieć mniej porywająco niż cykl „miesiąc z przecinkiem”, ale proszę mi wierzyć – byłam po obu stronach. Widziałam zespoły, które w dobrej wierze zasypywały intranet językowymi ciekawostkami, aż wyczerpały cierpliwość odbiorców. I widziałam, jak zmienia się ton rozmów, gdy zamiast „edukować o edukacji” zaczynamy podrzucać rzeczy, które przyspieszają sprawy, pokazują prosty język w firmie:
- krótki przewodnik po decyzji,
- przejrzystą ścieżkę reklamacji,
- klarowną instrukcję przedłużenia umowy.
Nagle to nie jest „projekt PR”. To po prostu efektywniejsza praca, zauważalna w codziennym obiegu dokumentów.
Jeśli więc macie wrażenie, że prosty język stał się u Was tematem samym w sobie, to znak, by przesunąć akcent. Nie chodzi o to, by przestać dbać o poprawność. Chodzi o to, by przestała grać pierwsze skrzypce. Dajmy odbiorcy to, po co przyszedł: jasną drogę do załatwienia sprawy. Dajmy zespołom narzędzia do mówienia jednym głosem. A prosty język – elegancki i życzliwy – niech będzie w tym wszystkim wspólnym mianownikiem, a nie bohaterem każdego newsa.
Jeśli nie chcesz robić tego samodzielnie – wynajmij mnie. Wejdę w rolę zewnętrznego lidera prostego języka i razem z Twoim zespołem przygotujemy krótkie materiały operacyjne, serię „przed → po” na realnych dokumentach oraz klarowny rytm publikacji. Wszystko w 100% zdalnie, z jasnym planem i odpowiedzialnością po mojej stronie.