Kiedy ogłosiłam na LinkedInie start współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości, pod postem pojawiło się niemal pół tysiąca reakcji, gratulacji i słów wsparcia. Dziś – gdy już zakończyłam mój etap – czuję przede wszystkim wdzięczność. To była inicjatywa, która uczy pokory: entuzjazm na starcie, biurokracja w środku, a na końcu realne efekty. W tym wpisie dzielę się ogólnym schematem tego, jak wdrażaliśmy prosty język w Ministerstwie Sprawiedliwości.
Wchodziłam do ministerstwa z wiarą, że „w rok zmienimy świat”. Rzeczywistość szybko przypomniała, że tempo administracji publicznej jest inne niż w biznesie. Samo powołanie zespołu trwało pięć miesięcy. Z dzisiejszej perspektywy widzę, że – jak na standardy urzędowe – poszło sprawnie. Najpewniej dlatego, że kierunek był jasny od początku. Sygnał „robimy komunikację efektywniej” płynął bezpośrednio z góry, od samego ministra. Ten sygnał był kluczowy. Bez wsparcia kadry zarządzającej nikt nie wdroży prostego języka, niezależnie od zapału w departamentach.
Pracowaliśmy w modelu klasycznym: lider i jego zastępca (czyli ja). Od początku założyliśmy, że potrzebujemy silnych ambasadorów w całej organizacji, dlatego uruchomiliśmy wewnętrzną rekrutację do zespołu. Przygotowaliśmy zadanie, krótką – piętnastominutową – rozmowę i jasne kryteria oceny. To pozwoliło sprawnie wyłonić finałową dwudziestkę piątkę. Zgłosiło się trzydzieści siedem osób. Ta liczba nie jest rekordem świata, ale mówi wszystko: ludzie chcą przewodzić zmianie, jeśli dostaną sens, strukturę i opiekę merytoryczną.
Od startu zespół miał nazwę, logo i spójną szatę graficzną z księgą identyfikacji ministerstwa. Inicjatywę nazwaliśmy „Prosta Sprawa”. Postawiliśmy na wideo – świadomie i trochę pod prąd, bo w urzędach wciąż dominuje pismo. Chodziło o to, by się wyróżnić w strumieniu komunikatów i przyciągnąć najlepsze osoby jakością przekazu. Równolegle uruchomiliśmy podstawowe kanały pracy i atmosferę współdziałania: wiadomość powitalną do zespołu, kanał na Teamsach, stały rytm krótkich zebrań. Zależało nam, by ludzie żyli tą inicjatywą w codziennej pracy, a nie tylko kojarzyli ją z jednorazowym szkoleniem.
Na początku podjęliśmy decyzję o intensywnym starcie szkoleniowym. Dwudniowe spotkanie – prowadzone przez lidera i przeze mnie – było momentem krytycznym: albo wszyscy poczują prosty język w praktyce, albo pójdziemy w kierunku ładnych slajdów bez zmiany. Poczuli. Od tego momentu każde spotkanie było pracą na prawdziwych tekstach: dzieliliśmy się dokumentami, upraszczaliśmy, czytaliśmy na głos, iterowaliśmy. Nie szukaliśmy ideału, szukaliśmy postępu, który da się utrzymać.
Operacyjnie angażowaliśmy się w upraszczanie wybranych treści, które mają realny wpływ na ludzi. To były m.in. wezwania dla świadków oraz komunikacja związana z ustawą Kamilka. W pewnym momencie w nasze ręce trafiła bajka przygotowana z myślą o dzieciach, które szykują się do udziału w przesłuchaniu – publikacja mądra, potrzebna, długo dojrzewająca. Razem z bajką pojawiło się pytanie: „Czy możecie uprościć załącznik?”. Mogliśmy. I zrobiliśmy to. Nie wszystko, nie na sto procent, ale wystarczająco, żeby prosty język – rozumiany jako empatia i klarowność – przebił się przez paragrafy, tabelki i dobre intencje. Tak powstał „Poradnik dla rodziców, opiekunów i reprezentantów dzieci pokrzywdzonych przestępstwem” – materiał, którego sens czuję do dziś, bo pokazuje, że prostota bywa przede wszystkim troską o człowieka.
Poza pracą redaktorską z zespołem prowadziliśmy webinary dla pracowników i szkolenia, które zbierały świetne rekomendacje. Celem było sprawdzić, czy ministerstwo jest gotowe na prosty język. Efekt uboczny okazał się pozytywny – realna zmiana w dokumentach i rozmowach, choć formalnie nie zakładaliśmy mierników. Na koniec półrocznego etapu przygotowaliśmy raport z kilkunastoma rekomendacjami. Dla mnie to fundamenty pod dalsze działania: poukładane role, rozgrzany zespół, pierwsze materiały, które robią różnicę.
- Po pierwsze: wsparcie z góry nie jest dodatkiem – jest warunkiem.
- Po drugie: rekrutacja wewnętrzna z jasnymi kryteriami buduje nie tylko skład, ale i rangę inicjatywy.
- Po trzecie: w administracji publicznej prosty język jest możliwy, o ile rozumiemy jego sens – nie jako popis, tylko jako empatię i sprawczość..
- Po czwarte: „wystarczająco dobrze” bywa lepsze dla obywatela niż „prawie idealnie, ale za późno”. Tego nauczyłam się tam najbardziej.
Mój etap w Ministerstwie Sprawiedliwości się skończył. Został zespół, materiały i rytm pracy, który można utrzymywać bez zewnętrznej opieki. Wierzę, że to dobry start – solidny, spokojny, bez fajerwerków, za to z realnym wpływem na doświadczenie ludzi po drugiej stronie. Wierzę, że prosty język w Ministerstwie Sprawiedliwości to prawo każdego obywatela.
Jeśli chcesz porozmawiać o podobnej inicjatywie w swojej instytucji, chętnie opowiem, jak poukładać skład, rytm i treści tak, by prosty język działał w praktyce – nie na slajdach.